بهناز کوخانی، مدرس این دوره درباره این فرآیند گفت: در گام نخست، لازم است داده‌های موجود در نرم‌افزار مدیریت کتابخانه اصلاح شود، چراکه برای انجام رف‌خوانی، سیاهه موجودی کتابخانه با داده‌های نرم‌افزار تطبیق داده خواهد شد.
کارشناس امور کتابخانه‌های عمومی استان، ادامه داد: حذف بخش‌های زائد، مرتب‌سازی صحیح منابع کتابخانه بر اساس شماره راهنما، بررسی بارکدها و چاپ مجدد بارکدهای مخدوش و ناخوانا و وجود بارکدخوان بی‌سیم از ضروریات انجام فرایند رف‌خوانی است.
کوخانی بابیان توضیحاتی در خصوص ویژگی‌های دستگاه بارکدخوان، روش استفاده و شیوه صحیح اسکن بارکد کتاب‌ها، ادامه داد: گام اول رف‌خوانی این است که کتابداران پس از ایجاد فایل اکسل، نام آن را به نام بخش موردنظر (برای مثال بخش کودک) تغییر دهند؛ سپس بارکد کتاب با استفاده از دستگاه بارکدخوان اسکن و شماره بارکدها به‌صورت خودکار در سلول‌های اکسل درج می‌شود؛ مرحله نهایی نیز ذخیره فایل موردنظر خواهد بود.
این کارشناس اضافه کرد: با تکمیل سیاهه‌برداری از موجودی کتابخانه و تهیه فایل‌های اکسل جداگانه برای بخش‌های مشخص‌شده در نرم‌افزار، فرایند رف‌خوانی آغاز خواهد شد.
وی ادامه داد: در سامانه مدیریت، منوی رف‌خوانی، ذیل گزینه آماده‌سازی کتاب قرارگرفته است و مواردی همچون مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، آپلود فایل سیاهه‌برداری، گزارش سیاهه‌برداری، تغییر وضعیت منابع و تغییر وضعیت منابع امانتی در اختیار مسئول کتابخانه قرار می‌گیرد.
کوخانی گفت: فرایند سیاهه‌برداری با مشارکت تمامی کتابداران انجام می‌شود، اما امکان آپلود فایل سیاهه برداری، تغییر وضعیت‌ها و فعال‌سازی فرایند رف‌خوانی تنها برای مسئول کتابخانه تعریف‌شده است.
وی ادامه داد: در بخش مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، با انتخاب گزینه «آغاز فرایند»، رف‌خوانی در کتابخانه عملاً آغاز می‌شود؛ به‌این‌ترتیب امکان آپلود فایل، دسترسی به گزارش سیاهه‌برداری و تغییر وضعیت در سامانه مدیریت فراهم خواهد شد. پس از اتمام امور مربوط به رف‌خوانی اعم از آپلود فایل‌ها، دریافت گزارش مغایرت‌ها، بررسی و تغییر وضعیت‌های موردنیاز، با انتخاب گزینه «اتمام فرایند» عملیات رف‌خوانی به پایان می‌رسد و سیستم پس از تطبیق فایل‌های آپلود شده و داده‌های موجود در نرم‌افزار، گزارش نهایی را ارائه می‌دهد.
کوخانی در پایان گفت: در این مرحله، گام آخر اصلاح مغایرت‌های گزارش‌شده است؛ تغییر وضعیت منابع در رف‌خوانی به دو شکل انجام می‌شود که روش نخست، تغییر وضعیت دسته‌ای با استفاده از سامان است. در این شیوه برخی از منابع که برای مثال وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، مفقود و در مخزن موجود است، به‌صورت دسته‌ای و یکجا تغییر وضعیت می‌یابد.
وی ادامه داد: روش دوم، تغییر وضعیت منابع امانتی و برنگشته است. بر این اساس امکان تغییر وضعیت منابعی که وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، امانت یا برنگشته بوده، فراهم می‌شود.
گفتنی است؛ پاسخ به سوالات شرکت‌کنندگان، توسط بهناز کوخانی کارشناس امور کتابخانه‌های عمومی استان، بخش پایانی این نشست بود.