به گزارش روابط عمومی اداره کل کتابخانه‌های عمومی تهران، دومین کارگاه آموزشی آشنایی با فرایند رف خوانی در نرم‌افزار سامان ۱۰ تیرماه با حضور اکرم نادری، معاون اداره کل کتابخانه‌های عمومی استان تهران، کارشناسان ستادی اداره کل، روسای ادارات و مسئولین کتابخانه‌های عمومی شهرستان‌های اسلامشهر، شمیرانات، شهریار، ملارد، دماوند، رباط‌کریم، فیروزکوه، قرچک، ورامین، پردیس و پیشوا در سالن اجتماعات کتابخانه عمومی محقق حلی برگزار شد.
در ابتدای این نشست اکرم نادری، معاون اداره کل کتابخانه‌های عمومی استان تهران تشکیل این جلسه را فرصت مغتنمی برای رشد و توسعه فرهنگ کتابخوانی دانست و از ابلاغ بخشنامه اجرای رف‌خوانی به کتابخانه‌های عمومی سراسر کشور خبر داد و گفت: با توجه به اینکه آخرین رف‌خوانی انجام‌شده در کتابخانه‌های عمومی، در سال ۱۳۹۱ صورت گرفته و طی این مدت آمار و اطلاعات منابع کتابخانه‌های عمومی به دلیل تحولات نرم‌افزاری و عدم انجام رف‌خوانی دوره‌ای، تغییراتی داشته است.
وی افزود: انجام رف‌خوانی از ۱۱ تیر در کتابخانه‌های عمومی استان آغاز شده و در مرحله نخست، برگزاری مطلوب دوره‌های توجیهی رف‌خوانی، برای مسئولین کتابخانه‌ها و روسای ادارات شهرستان‌ها حائز اهمیت بوده است. در گام بعد نیز، فرآیند رف‌خوانی به ترتیب در کتابخانه‌ها و بر اساس برنامه زمان‌بندی مشخص‌شده، آغاز خواهد شد. کیفیت و دقت در انجام کار، لازمه فرایند رف‌خوانی است که با تلاش و همت کتابداران عزیز محقق خواهد شد.
وی هدف از برگزاری این کارگاه آموزشی را آشنایی با فضای رف خوانی در نرم‌افزار سامان دانست و در این خصوص گفت: چند سالی است که رف‌خوانی در کتابخانه‌ها انجام نشده و به‌تبع آن آمار دقیقی از موجودی کتابخانه‌ها در دست نیست؛ به‌این‌ترتیب آمار موجود در نرم‌افزار سامان اعم از موجودی منابع، مفقودی‌ها، وجین شده‌ها، برنگشته ها و... تنها با انجام رف‌خوانی، تطبیق آمارها و تغییر وضعیت‌های لازم اصلاح خواهد شد. این فرایند که پیش‌ازاین به‌صورت دستی انجام می‌شد، در تعامل با اداره کل فناوری اطلاعات، در نرم‌افزار سامان نیز پیش‌بینی و راه‌اندازی شد؛ این اقدام با کاهش دخالت نیروی انسانی و افزایش سرعت و دقت، میزان خطا را کاهش و امکان گزارش‌گیری را برای رفع نیازهای مدیریتی فراهم خواهد کرد.
در ادامه مریم اسماعیلی، کارشناس امور کتابخانه‌های اداره کل به بیان مطالبی درباره الزامات و پیش‌نیازهای رف‌خوانی پرداخت و گفت: در گام نخست لازم است داده‌های موجود در نرم‌افزار مدیریت کتابخانه اصلاح شود؛ چراکه برای انجام رف خوانی سیاهه موجودی کتابخانه با داده‌های موجود در نرم‌افزار تطبیق داده خواهد شد. حذف بخش‌های زائد، مرتب‌سازی صحیح منابع کتابخانه بر اساس شماره راهنما، بررسی بارکدها و چاپ مجدد بارکدهای مخدوش و ناخوانا و وجود بارکد خوان بی‌سیم از ضروریات انجام فرایند رف‌خوانی است.
وی با ارائه توضیحاتی در خصوص ویژگی‌های دستگاه بارکدخوان، شیوه استفاده و شیوه صحیح اسکن بارکد کتاب‌ها، ادامه داد: گام اول رف‌خوانی این است که کتابداران فایل اکسلی ایجاد و نام آن را به نام بخش موردنظر (برای مثال بخش کودک) تغییر دهند؛ سپس بارکد کتاب با استفاده از دستگاه بارکد خوان اسکن و شماره بارکدها به‌صورت خودکار در سلول‌های اکسل درج می‌شود؛ مرحله نهایی نیز ذخیره فایل موردنظر خواهد بود. با تکمیل سیاهه برداری از موجودی کتابخانه و تهیه فایل‌های اکسل جداگانه برای بخش‌های مشخص‌شده در نرم‌افزار، فرایند رف‌خوانی آغاز خواهد شد. در سامانه مدیریت، منوی رف خوانی، ذیل گزینه آماده‌سازی کتاب قرار گرفته است و مواردی همچون مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، آپلود فایل سیاهه برداری، گزارش سیاهه برداری، تغییر وضعیت منابع، تغییر وضعیت منابع امانتی در اختیار مسئول کتابخانه قرار می‌گیرد. درواقع فرایند سیاهه‌برداری با مشارکت تمامی کتابداران انجام می‌شود، اما امکان آپلود فایل سیاهه برداری، تغییر وضعیت‌ها و فعال‌سازی فرایند رف‌خوانی تنها برای مسئول کتابخانه تعریف شده است.
اسماعیلی ادامه داد: در بخش مدیریت وضعیت فرایند رف‌خوانی، با انتخاب گزینه «آغاز فرایند»، رف خوانی در کتابخانه عملاً آغاز می‌شود؛ به‌این‌ترتیب امکان آپلود فایل، دسترسی به گزارش سیاهه برداری و تغییر وضعیت در سامانه مدیریت فراهم خواهد شد. پس از اتمام امور مربوط به رف‌خوانی اعم از آپلود فایل‌ها، دریافت گزارش مغایرت‌ها، بررسی و تغییر وضعیت‌های موردنیاز، با انتخاب گزینه «اتمام فرایند» عملیات رف خوانی به پایان می‌رسد و سیستم پس از تطبیق فایل‌های آپلود شده و داده‌های موجود در نرم‌افزار، گزارش نهایی را ارائه می‌دهد. در این مرحله، گام آخر اصلاح مغایرت‌های گزارش شده است؛ تغییر وضعیت منابع در رف‌خوانی به دو شکل انجام می‌شود؛ نخست، تغییر وضعیت دسته‌ای با استفاده از سامان. در این شیوه برخی از منابع که به‌طور مثال وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، مفقود و در مخزن موجود است، به‌صورت دسته‌ای و یکجا تغییر وضعیت می‌یابد؛ دوم، تغییر وضعیت منابع امانتی و برنگشته به موجود. بر این اساس منابعی که وضعیت آن‌ها در نرم‌افزار، امانت یا برنگشته است اما در مخزن موجود است، امکان تغییر وضعیت آن‌ها فراهم می‌شود.
گفتنی است پیش‌ازاین دوره اول کارگاه آموزشی رف خوانی ۹ خرداد با حضور مسئولین کتابخانه‌های عمومی شهرستان‌های ری، بهارستان، شهر قدس، پاکدشت و شهر تهران در سالن آمفی‌تئاتر کتابخانه عمومی محقق حلی برگزار شد.
